Un Código de Ética y Convivencia es un documento interno que establece los valores, principios y normas de comportamiento que la empresa espera de todos sus miembros, con el fin de guiar sus acciones y promover un ambiente de trabajo sano y respetuoso. En esencia, es un compendio de reglas y pautas que definen estándares de conducta ética (integridad, honestidad, cumplimiento de la ley, etc.) y normas de convivencia (respeto mutuo, trato digno, colaboración) dentro de la organización. Este código integra la misión, visión y valores de la empresa con lineamientos prácticos sobre cómo deben comportarse los trabajadores en situaciones cotidianas, sirviendo como referencia para resolver dilemas morales o conflictos en el entorno laboral.

Código de Ética y Convivencia Empresarial en Colombia: Conceptos, Elementos

¿Qué es un Código de Ética y Convivencia en una empresa?

En el contexto colombiano, un código de ética y convivencia suele complementar el Reglamento Interno de Trabajo, requerido por la ley para empresas de cierto tamaño. De hecho, el Ministerio de Trabajo y la normativa laboral fomentan la adopción de estos códigos como parte de las regulaciones internas para mantener una convivencia laboral sana y armónica, previniendo conflictos y conductas indebidas. Por ejemplo, el reglamento interno (obligatorio para empleadores con más de 5 o 10 trabajadores según el sector) fija qué conductas no se permiten y cuáles son las consecuencias de infringirlas, todo orientado a asegurar la armonía y el orden en el lugar de trabajo. El código de ética refuerza esas reglas añadiendo la perspectiva de los valores corporativos y la responsabilidad social, buscando que cada empleado entienda la “esencia” y los propósitos de la organización y actúe en forma coherente con ellos.

Cabe destacar que en Colombia estos códigos también incorporan lineamientos de convivencia laboral para prevenir el acoso y el maltrato. A raíz de la Ley 1010 de 2006 (sobre acoso laboral) y sus normas reglamentarias, las empresas –especialmente las medianas y grandes– deben establecer mecanismos preventivos y correctivos frente al acoso, incluyendo la conformación de un Comité de Convivencia Laboral y protocolos internos para tramitar quejas. En síntesis, un código de ética y convivencia empresarial consiste en un instrumento integral que fomenta comportamientos éticos, el respeto mutuo y el cumplimiento de las normas dentro de la empresa, alineándose con la legislación laboral colombiana y las mejores prácticas corporativas, para construir un ambiente laboral positivo, seguro y transparente.

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¿Cuáles son los elementos que debe llevar este código?

Un Código de Ética y Convivencia efectivo debe contener varios elementos clave que aseguran su integridad y aplicabilidad. Entre los componentes fundamentales se incluyen:

Valores, misión y visión de la empresa:

• El código debe comenzar explicando los valores éticos corporativos, la misión y la visión, pues estos definen la identidad y objetivos de la organización. Esto permite que los colaboradores se identifiquen con la esencia e historia de la empresa, y comprendan el propósito superior que orienta las normas de conducta. Por ejemplo, valores como la integridad, la excelencia, el respeto, la responsabilidad, la innovación o el trabajo en equipo suelen destacarse para guiar el comportamiento esperado.

Principios de convivencia y comportamiento esperado:

• El código establece un protocolo de conducta que detalla de forma clara cuáles comportamientos son aceptables y cuáles están prohibidos. Debe describir normas de convivencia laboral (trato respetuoso, no discriminación, cultura de inclusión, resolución pacífica de conflictos) y normas de conducta ética (por ejemplo: honestidad en las operaciones, uso adecuado de los recursos de la empresa como equipos o información, cumplimiento de horarios y compromisos, cuidado de la calidad y seguridad en el trabajo). También suele abarcar temas específicos como prohibición de actos corruptos o ilícitos (soborno, fraude), prohibición de acoso sexual o laboral y cualquier forma de maltrato, y énfasis en garantizar un ambiente de trabajo seguro y saludable para todos.

Políticas sobre conflictos de interés:

• Dado que los conflictos de interés pueden surgir y afectar la objetividad en el trabajo, el código debe incluir lineamientos para identificar, prevenir y manejar estas situaciones. Por ejemplo, requiere que el empleado se abstenga de tomar decisiones que beneficien indebidamente sus intereses personales o los de familiares/amigos en detrimento de la empresa o clientes, y establece la obligación de revelar oportunamente cualquier potencial conflicto.

Mecanismos de queja, denuncia y comité de convivencia:

• Es esencial que el código informe sobre los canales de comunicación internos para reportar conductas indebidas o violaciones al código. Debe proporcionar un canal de denuncias confidencial (como una línea ética, buzón o correo) que proteja la identidad del denunciante, fomentando que los empleados reporten sin temor represalias. Asimismo, en Colombia se debe mencionar la existencia y funciones del Comité de Convivencia Laboral –conformado por representantes de empleados y empleador– encargado de recibir y tramitar quejas de acoso laboral y promover la armonía en el ambiente de trabajo. Incluir estos mecanismos y explicarlos refuerza el compromiso de la empresa con la transparencia y la resolución justa de conflictos internos.

Consecuencias y régimen disciplinario:

• Un buen código especifica qué sucede si un trabajador incumple las normas o valores allí consignados. Debe delinear las posibles sanciones o medidas disciplinarias aplicables según la gravedad de la falta –por ejemplo, llamados de atención escritos, capacitaciones obligatorias (en faltas leves), sanciones temporales como suspensiones (en faltas graves), o incluso el despido con justa causa en casos de incumplimientos gravísimos o conductas ilícitas. Este apartado deja claro que todos comprenden la importancia de cumplir las reglas y los riesgos de no hacerlo, generando responsabilidad y disuasión frente a posibles infracciones. (Es importante que estas sanciones estén alineadas con el Reglamento Interno de Trabajo y la ley, tal como lo exige el Código Sustantivo de Trabajo).

Firma de compromiso y actualización:

• Frecuentemente el código incluye un “pacto de compromiso ético” o un espacio para la firma del trabajador, mediante el cual cada empleado reconoce haber leído el documento y se compromete a cumplirlo. También se pueden incluir disposiciones sobre la actualización periódica del código (por cambios normativos o organizacionales) y el procedimiento para su divulgación continua dentro de la empresa.

En resumen, los elementos básicos abarcan la presentación de los valores y principios corporativos, las normas concretas de conducta y convivencia, las políticas específicas (conflictos de interés, uso de recursos, acoso, seguridad, etc.), los mecanismos de denuncia internos y las sanciones por incumplimiento. Todo redactado en un lenguaje claro y accesible, entendible por todos los trabajadores sin importar su nivel o cargo. Estas características aseguran que el código no sea letra muerta, sino una guía viva y práctica para la conducta diaria en la empresa.

¿Cuáles son las consecuencias para el trabajador al no cumplirlo?

Incumplir el código de ética y convivencia conlleva consecuencias proporcionales a la gravedad de la falta, las cuales pueden afectar la permanencia y el expediente disciplinario del trabajador. En Colombia, las sanciones deben estar predefinidas en el reglamento o código interno; de lo contrario, no pueden imponerse legalmente. Esto significa que el código (o reglamento) debe listar claramente qué conductas constituyen faltas leves, graves o gravísimas, y qué tipo de sanción corresponde a cada caso.

Las consecuencias típicas por no cumplirlo incluyen:

-Amonestaciones verbales o escritas:

• Ante una falta leve (por ejemplo, un comportamiento no ético menor o un acto de descortesía), es común que se emita un llamado de atención o advertencia por escrito, dejando constancia en la hoja de vida laboral del empleado.

-Sanciones disciplinarias graduales:

• Para reincidencias o faltas de mayor gravedad, el empleador puede imponer sanciones como suspensiones temporales de empleo y sueldo, de acuerdo con lo previsto en el reglamento interno. Estas medidas buscan corregir la conducta y alertar al trabajador sobre la seriedad del incumplimiento.

-Terminación del contrato con justa causa:

• Si el trabajador incurre en una falta grave o gravísima a los deberes éticos o de convivencia –por ejemplo, actos de corrupción, robo, violencia, acoso sexual/laboral, divulgación de información confidencial, insubordinación grave, etc.– la empresa podría proceder al despido por justa causa conforme al artículo 62 del Código Sustantivo de Trabajo. Dicha causal debe estar contemplada en el código o reglamento (como violación de obligaciones o prohibiciones del reglamento, o comisión de actos inmorales en el trabajo, etc.) para que sea válida. En estos casos, el trabajador pierde derecho a indemnización por despido, dada la gravedad del incumplimiento.

Además de las sanciones internas, ciertas conductas antiéticas pueden acarrear consecuencias legales externas. Por ejemplo, si el incumplimiento implica un delito (fraude, soborno, acoso que constituya delito, daños a terceros), el trabajador puede enfrentar denuncias penales o civiles independientes a la relación laboral. Incluso en casos no penales, la reputación profesional del empleado puede verse perjudicada, afectando sus oportunidades de crecimiento o futuras referencias laborales.

En todo caso, antes de aplicar cualquier sanción, la empresa debe garantizar el debido proceso disciplinario: notificar al empleado de los hechos que se le reprochan, permitirle presentar sus descargos o defensa, y luego decidir la sanción correspondiente. Esto asegura justicia y transparencia en la aplicación del régimen disciplinario. En síntesis, no cumplir con el código de ética y convivencia expone al trabajador a medidas disciplinarias que van desde llamados de atención hasta el despido, dependiendo de la magnitud de la falta, conforme a lo establecido en las normas internas y la legislación laboral vigente.

¿Cómo debe darse a conocer el código a los trabajadores?

Para que el Código de Ética y Convivencia sea eficaz, es fundamental una adecuada divulgación y socialización entre todos los miembros de la empresa. No basta con tener el documento; cada trabajador debe conocerlo, entenderlo y comprometerse a cumplirlo. En línea con esto, las mejores prácticas (y la normativa) indican lo siguiente:

-Publicación oficial:

• Una vez aprobado por la dirección de la empresa, el código debe ser publicado y distribuido internamente por los medios más accesibles. En Colombia, el Reglamento Interno (y por extensión el código de conducta) adquiere validez con solo ser divulgado o puesto a disposición de los trabajadores, sin necesidad de aprobación gubernamental desde la Ley 1429 de 2010. Esto suele hacerse entregando una copia física o digital a cada empleado, enviándolo por correo corporativo, y/o alojándolo en la intranet o tablones de anuncios de la empresa para consulta permanente. Asegurarse de que todos los trabajadores tengan acceso al documento es un requisito legal y práctico para su cumplimiento.

-Inducción y capacitación:

• La empresa debe acompañar la entrega del código con jornadas de presentación y capacitación. Por ejemplo, incluir una sesión sobre el Código de Ética en el proceso de inducción de nuevos empleados, donde se expliquen los valores y normas clave con ejemplos concretos. Asimismo, realizar talleres o charlas periódicas de reforzamiento para el personal existente ayuda a interiorizar el contenido. La Corte Constitucional ha enfatizado que no basta con adoptar políticas en papel, sino que se requiere concientización real en temas sensibles como la prevención del acoso laboral y la promoción del respeto en el trabajo. Por ello, la formación continua en ética y convivencia es vital.

-Comunicación clara y continua:

• Es recomendable utilizar diversos canales de comunicación internos para difundir recordatorios y buenas prácticas del código: boletines, afiches en áreas comunes destacando principios (por ejemplo, campañas de cero tolerancia al acoso, o recordatorios sobre integridad), mensajes del líder de la empresa reafirmando su compromiso ético, etc. Esta divulgación constante mantiene vivo el código en la cultura organizacional. De hecho, se sugiere que el código se redacte en lenguaje sencillo y cercano precisamente para facilitar su comprensión por todos, sin tecnicismos que alejen a los trabajadores.

-Firma de acuse y compromiso:

• Una práctica habitual es solicitar a cada empleado que firme un documento (físico o electrónico) indicando que recibió y leyó el Código de Ética y Convivencia, y que se compromete a adherirse a él. Esto no solo formaliza la divulgación, sino que psicológicamente refuerza en el trabajador la conciencia de sus obligaciones éticas. Algunos empleadores renuevan este compromiso anualmente o cuando se actualiza el código, para mantener la vigencia del acuerdo.

-Ejemplar visible y vigente:

• Es importante mantener la versión más reciente del código siempre accesible. Si se hacen actualizaciones, comunicarlo oportunamente y reemplazar las versiones antiguas en todos los medios. La transparencia en este aspecto genera confianza: todos saben cuáles son las reglas del juego. Incluso, es positivo difundir externamente (por ejemplo, en la página web corporativa) los principios éticos de la empresa, lo que puede mejorar la imagen y demostrar coherencia entre lo que la empresa predica y practica.

En conclusión, el código debe darse a conocer a los trabajadores de manera formal, amplia y continua, usando todos los canales necesarios para garantizar que cada persona lo entienda y asuma. Solo mediante la divulgación efectiva e incorporación en la cultura corporativa se logra que el código trascienda el papel y se refleje en comportamientos diarios.

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