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Cómo realizar paso a paso trámites de sucesión ante la DIAN

Seguramente si has llegado a esta publicación, estás en un trámite de sucesión, por lo que vas a necesitar un paz y salvo especial y por ende necesitarás saber cuáles son los pasos para tramites de sucesión en la DIAN.

Sucesión

Recuerda que sucesión en la práctica es un proceso judicial o notarial mediante el cual se distribuyen y asignan los bienes y obligaciones dejadas por una persona fallecida que llamamos “causante”.

La distinción entre la sucesión por representación y la sucesión por cabezas tiene un fundamento diáfano que es la condición que en cada una de estas hipótesis ostentan las personas que son llamadas a recibir una herencia: el primer caso, los representantes -que no son herederos del causante- adquieren su vocación herencial en razón de la pre – muerte del heredero y mientras este hecho no sucede son titulares de algo semejante a una simple expectativa. En el segundo caso, los herederos están llamados por derecho propio y cierto a recibir su porción hereditaria, puesto que respecto de ellos es que opera la transmisión de los bienes de una persona con ocasión de su deceso.

SUCESION POR REPRESENTACION Y SUCESION POR CABEZAS-Fundamento de distinción

Tipos de sucesiones

Es de anotar que los trámites de sucesión son contenciosos (ante juzgado) y esto quiere decir que todos los herederos no están de acuerdo y que tienen diferencias. De otro lado el trámite de sucesión cuando los herederos están de acuerdo en la partición, pueden acudir directamente a la notaría a realizar allí el trámite el cual será más rápido.

En cualquiera de los dos tipos de trámite (notarial o judicial) necesitarás un paz y salvo especial para sucesiones.

El trámite entonces para obtener el paz y salvo para una sucesión, lo dividiremos, conforme a la DIAN, en los siguientes pasos:

PASO 1 – Presentación de la sucesión

Notaría o Juzgado donde se lleve a cabo el trámite deberá acreditar la representación de la sucesión ante la DIAN ya sea en calidad de albacea, heredero con la administración de bienes o curador de la herencia yacente, nombrado por la autoridad competente. Esto de conformidad con el art. 572 literal d. del E.T.

Para esto entonces la notaría o juzgado librarán oficio o comunicación a la DIAN en donde se indicará el nombre completo, documento de identificación y calidad con la que se actúa en la sucesión, ya sea como albacea, heredero con administración de bienes, o curador de la herencia yacente, tal como lo establece el DUR 1625 de 2016.

Actualización RUT

Recuerda que vas a necesitar tener actualizado el RUT por lo que los herederos podrán designar a uno de ellos como representante de la sucesión mediante poder que deberá autenticarse ante notario o autoridad competente, el cual se entiende presentado bajo la gravedad del juramento. En dicho poder se deberá indicar que el nombramiento de dicho heredero es autorizado por los herederos conocidos.

Y si es único heredero, este deberá suscribir un documento debidamente autenticado ante notario o autoridad competente a través del cual manifieste que ostenta esta condición.

Cuando se trate de menores o discapacitados, el documento mencionado se suscribirá por los representantes o apoderados debidamente acreditados. 

PASO 2 – Agendar turno y remisión de documentos

-Debes inscribir o actualizar el RUT del fallecido a través de heredero representante o apoderado.

Se debe agendar turno a través de: https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/frmDatosCita.aspx  en la opción “Actualización RUT”.

-Se debe remitir los documentos para inscripción o actualización del RUT de la sucesión ilíquida.

Esto a través del buzón virtual donde se agendó la cita. Ver listado de correos electrónicos aquí!

Documentos para remitir según la DIAN:

1. Fotocopia del documento de identificación del causante o en su defecto certificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil donde conste el tipo de documento, número de identificación, lugar y fecha de expedición.

2.Fotocopia del Registro Civil de defunción del causante, donde figure su número de identificación. Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar constancia expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil. 

3.Fotocopia del documento de identidad del representante legal de la sucesión, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante. Original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

4. Documento expedido por autoridad competente, indicando el nombre completo, documento de identificación y calidad con la que se actúa en la sucesión, ya sea como albacea, heredero con administración de bienes, o curador de la herencia yacente.

Revisa en el paso 1 las opciones con respecto a la representación de la sucesión.

5. PDF formato RUT editable pre-diligenciado con los datos de la persona fallecida. Puedes descargar el formato en  https://www.dian.gov.co/Documents/RUT_1_4_0_editable.pdf  

Cuando el trámite se realice a través de apoderado, se deberá anexar además de los documentos anteriormente mencionados los siguientes documentos 

Fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo. 

Fotocopia del documento de identidad del poderdante.

Original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

Consulta más información al respecto en: https://www.gov.co/ficha-tramites-y-servicios/T5870

En ambos casos, inscripción o actualización, se deben suministrar los datos de quién ejercerá la representación de la sucesión ilíquida. Esta persona debe incluir en su RUT como persona natural la responsabilidad 22 “Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros”, esta responsabilidad te permite cumplir las obligaciones del tercero, en este caso de la sucesión. Cuando se trate de una actualización se deberán aportar solamente los documentos que la soportan y que no reposen en la entidad, aun cuando el trámite se realice por autogestión.

Si el representante de la sucesión no tiene RUT, puede autogestionar la inscripción en línea a través del servicio de RUT virtual con la responsabilidad 22 o si ya está inscrito y requiere la actualización también lo puede efectuar en línea ingresando  a su cuenta de usuario, de lo contrario requerirá agendar cita para ser asistido por funcionario DIAN a través de https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/frmDatosCita.aspx. en la opción “Actualización RUT”.  

PASO 3. Habilitación para ingreso al portal

Una vez cumplas la cita, y se haya inscrito o actualizado el RUT, la DIAN habilitará al representante de la sucesión para ingresar al Portal Transaccional a nombre de dicha sucesión, con los siguientes datos:

NIT: # de cédula de persona fallecida

Cédula: # de cédula de representante de sucesión

Contraseña: contraseña del Portal Transaccional del representante de sucesión.

PASO 4. Conocer estado de cuenta del fallecido

Para conocer el estado de cuenta ante la DIAN de la persona fallecida, debes solicitar información sobre las obligaciones formales y /o en mora de la sucesión ilíquida, mediante agendamiento en https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/frmDatosCita.aspx seleccionando la opción “Información Cobranzas” o radicando la solicitud en el servicio de PQSR y denuncias ubicado en el Portal Web de la DIAN o a través del siguiente enlace:  https://www.dian.gov.co/atencionciudadano/contactenos/Paginas/PqrsDenuncias.aspx.

Esta información solo puede ser solicitada por quienes ostenten las calidades mencionadas en el paso 1 con la debida acreditación. 

PASO 5. Presentar declaraciones y pagos

De acuerdo con el estado de cuenta, y cuando corresponda, debes presentar las declaraciones y realizar los pagos respectivos. Si tienes Firma Electrónica, puedes realizar estos trámites en línea, en caso contrario, puedes generar la Firma Electrónica que se encuentra disponible para todos los inscritos en el RUT. También puedes presentar y pagar las obligaciones ante las entidades bancarias autorizadas para el recaudo de impuestos nacionales. 

PASO 6. Oficio del juez o notario previo a la partición

Previo a la etapa de la partición, el juez o notario dará cumplimiento al Art. 844 del E.T solicitando a la DIAN información sobre obligaciones a cargo de la sucesión ilíquida. Esto sucederá cuando el patrimonio a liquidar supere el tope de las 700 UVT establecido por la norma. 

Nota. Mediante la resolución 000111 del 11 de diciembre de 2020, la la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dio a conocer el valor de la UVT aplicable en 2021, la cual quedó en $36.308.

PASO 7. DIAN ordenará pago o continuación del trámite sucesorio

Dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud del paso anterior, la DIAN dará respuesta mediante oficio al notario o al juez, solicitando el cumplimiento de las obligaciones, si así corresponde, o autorizando para que se continúe con el proceso sucesorio en caso de no existir obligaciones a cargo de la sucesión ilíquida. 

Paso 8. Luego de la escritura o sentencia solicitar cancelación del RUT

Una vez liquidada la sucesión, es decir, expedida la sentencia o escritura de adjudicación, según corresponda, debes solicitar la cancelación del RUT de la persona fallecida. Si tienes Firma Electrónica puedes realizar este trámite de manera virtual, a través de los Servicios Informáticos de la DIAN. Consulta aquí el paso a paso. https://www.dian.gov.co/impuestos/personas/RUT/Radicar-actualizacion-RUT.pdf

Para tal fin, debes adjuntar a la solicitud los siguientes documentos:
1. Documento expedido por juez o notario donde conste la terminación del proceso, o fotocopia de la escritura de liquidación de la sucesión cuando el proceso se adelantó ante notario o de la sentencia ejecutoriada cuando el proceso se adelantó ante juez.

2. En el evento de no existir proceso de sucesión, manifestación verbal o escrita de los herederos o de sus representantes, en la que informen que el fallecido no dejó masa sucesoral que haya implicado adelantar el proceso de sucesión.

Para mayor información, puedes consultar la ficha del trámite publicada en http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=8030  y/ o https://www.gov.co/ficha-tramites-y-servicios/T8030

Es importante que tengas en cuenta que para que el RUT sea cancelado debe cumplir con los siguientes requisitos

1. Que se presente por el interesado, su representante legal o apoderado debidamente acreditado.

2. Que se acompañe de los documentos anteriormente mencionados para solicitar la cancelación ya sea de manera virtual o presencial, según corresponda.

3. Que la información contenida en el RUT se encuentre actualizada de acuerdo con los soportes de la solicitud y que se encuentre activo a la fecha de la radicación de la solicitud.

4. Previamente a la presentación de la solicitud de cancelación del RUT, el contribuyente deberá tener inhabilitada la numeración de la facturación autorizada y/o habilitada que no hayan sido utilizadas.

5. En caso de encontrarse el RUT en estado “suspendido”, previamente a la solicitud de su cancelación, se deberá haber levantado la medida de suspensión por la autoridad judicial o administrativa competente.

Serás notificado de la decisión de la cancelación del RUT y si es aceptada. El representante de la sucesión puede consultar en línea ingresando como usuario registrado https://www.dian.gov.co/Transaccional/Paginas/Transaccional.aspx  opción Registro Único Tributario/consulta formulario/ donde figurará el último formulario del RUT con la leyenda “cancelado” o también consultando los estados del RUT a través de: https://www.gov.co/ficha-tramites-y-servicios/T76849

Paso 9. Cancelar la responsabilidad 22 en su RUT

Una vez terminado el trámite de cancelación del RUT de la sucesión ilíquida, la persona que realizó los trámites, puede proceder a cancelar la responsabilidad 22 en su RUT, realizando el mismo procedimiento de agendamiento en el link https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/frmDatosCita.aspx seleccionando la opción “Actualización Rut”.

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