Cuanto Sabes Sobre La Firma Electrónica En Documentos y Negocios?
La firma electrónica es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta y da por validado el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico que sea legítimo y permitido.
Evoluciona tu mundo de los negocios e incursiona en las firmas y contratos digitales. tienen tanta validez como cualquier documento privado con presentación personal o autenticación en notarías. Puedes contratar estando en diferentes países y formalizar tu contrato en la nube.
En este video aclaramos todas tus dudas frente a la firma digital, electrónica, cual es su valor, sus costos y como funciona.
Además en este video te llevamos en vivo un tutorial de como hacer tu firma y como realizar el procedimiento en la plataforma POL y como obtener su contenido.
Entrevista – POL nos explica
Contenido del video
- Nombre de la empresa (POL), trayectoria, presentación breve de POL
QUE ES - ¿En palabras bien comunes que cualquier persona pueda entender que es una firma electrónica?
DIFERENCIAS - Existen diferencias entre la firma electrónica (certificado ONAC) y digital (numérico en mensaje de datos? ¿De manera simple cuáles?
NOVEDADES - De manera simple, ¿qué novedades trae el Decreto 526 de 2021 (firma digital en contratos laborales) el cual adiciona el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo (Decreto 1072 de 2015)?
EFECTOS - ¿Produce el mismo efecto la firma manuscrita que la firma en contratos tecnológicos?
VENTAJAS - ¿Cuál es la ventaja de la firma electrónica?
REQUISITOS - ¿Cuáles requisitos debe cumplir la firma electrónica en los contratos para que ésta produzca efectos jurídicos?
PROCEDIMIENTO - ¿Qué debe hacer un comerciante o un empleador para contratar mediante firma digital? ¿En palabras simples, cual es el procedimiento con ustedes?
TIPOS - ¿Qué documentos pueden suscribirse con firma digital?
FORMALIDAD - ¿El usuario del servicio de firma digital debe estar formalmente constituido como empresa?
QUIEN - ¿Quién puede acceder al servicio de la firma digital?
COPIAS - ¿Estos contratos bajo firma digital se almacenan? ¿Puedo obtener una copia de estos? ¿Cuál es el procedimiento con ustedes?
COSTOS - ¿Cuál es el costo de este servicio y cómo se paga?
TIEMPO - ¿Cuánto se demora el procedimiento para la firma digital de un documento con ustedes?
VENTAJAS - ¿Cuáles son las ventajas de un documento o contrato suscrito bajo firma digital que no tenga un contrato con firma manuscrita?
- ¿Cuál es la ventaja de la firma digital con ustedes?
Que es la firma electrónica
La firma electrónica es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta y da por validado el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico que sea legítimo y permitido.
Ejemplos:
- Usando una firma biométrica.
- Firmando con un lápiz electrónico al usar una tarjeta de crédito o débito en un comercio.
- Marcando una casilla en una computadora, a máquina, o aplicada con el ratón o incluso con el dedo del usuario en una pantalla táctil.
- Usando una firma digital.
- Usando un sistema que obligue a establecer usuario y contraseña.
- Usando una tarjeta de coordenadas.
La firma electrónica a su vez puede tener diferentes técnicas para firmar un documento
así tenemos las siguientes:
- Código secreto o de ingreso: es la necesidad de una combinación determinada de números o letras, que son solo conocidas por el dueño del documento, como es el caso del PIN en los cajeros automáticos o para el desbloqueo de un teléfono.
- Métodos basados en la biometría: se permite el acceso al documento mediante mecanismos de identificación física o biológica del usuario o dueño del documento; la forma de identificación en este caso consiste en la comparación de características físicas de cada persona con un patrón conocido y almacenado en una base de datos, Los lectores biométricos identifican a la persona por lo que es (manos, ojos, huellas digitales y voz).
Que es la firma digital
Una firma digital es un mecanismo criptográfico que permite al receptor de un mensaje firmado digitalmente identificar a la entidad originadora de dicho mensaje (autenticación de origen y no repudio), y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue firmado por el originador (integridad).
Por qué es útil la firma electrónica
Con la firma electrónica podrás ahorrar costos, tiempo y espacio. Las tareas administrativas serán más simples, tienes seguimiento e información de cada proceso, documentación organizada y guardad durante 5 años, logrando automatizar todo el proceso de la firma de documentos.
Usos de la firma electrónica
Existen tantos usos como firmas quepan en un documento, bien en documentos privados, contratos, poderes así como en cualquier segmento que requiera una firma para la aceptación o formalización de derechos y obligaciones.
Ejemplo de algunos de sus usos:
BANCOS Y FINTECH
Contratación de tarjetas de crédito.
Firma de uso de servicios.
Altas online.
Aceptación RGPD.
RECUROS HUMANOS
Firma de contratos laborales.
Firma de extinción de contratos laborales.
Firma de ERTES.
SERVICIOS PÚBLICOS
Uso de sms para comunicaciones: aviso y seguimiento de citas, cancelaciones, cambio de fechas…
Aceptación RGPD.
Firma de documentos de responsabilidad civil.
Comunicaciones legales.
ASEGURADORAS E INSURTECH
Firma de nuevos clientes (automatización del proceso comercial).
Firma de ampliación de cobertura.
Firma de renovaciones.
Campañas push que finalizan directamente en firma de contratos.
Aceptación RGPD.
ENERGÉTICOS
Firma de nuevos clientes.
Firma de cambio de tarifas.
Automatización del proceso comercial (enviar notificaciones que permitan con un click cambiar de tarifa o contratar servicios adicionales).
INMOBILARIAS Y ALQUILERES
Firmas de contrato de alquiler.
Analítica y seguimiento masivo de contratos y expiraciones de estos. (Se facilitan las labores administrativas).
Normas que aplican en la firma electrónica
LEY 527 DE 1999
Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.
DECRETO 19 DE 2012
Se suprimen o reforman regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
DECRETO 2563 DE 2012
Se reglamenta la firma electrónica.
CIRCULAR 0060 DE 2018
El Ministerio de Trabajo establece que podrán celebrarse contratos laborales por medio de la firma electrónica.